2022 erfolgt die unerlässliche Umstellung – der Countdown läuft!
Key Points
- Abschaffung der bisherigen roten und orangen Einzahlungsscheinen per 30.9.2022
- Unerlässliche Einführung der QR-Rechnung per 01. Oktober 2022
- E-Banking-Nutzer profitieren von digitaler Umstellung
- Zahlungen über Twint möglich
- Unternehmen müssen sich neue Infrastruktur anschaffen und integrieren
- «Händisches» Überweisen bleibt weiterhin möglich
Zwar wurde die Rechnung mit QR-Code bereits im Juni 2020 eingeführt, jedoch war bislang eine parallele Nutzung zu den bisher klassischen roten und orangen Einzahlungsscheinen möglich. Unternehmen wurde also ausreichend Zeit für die Einführung der neuen QR-Rechnung gegeben. Auch wenn aktuell noch zahlreiche Firmen mit den klassischen Einzahlungsscheinen arbeiten, ist das Ende der analogen Rechnung bereits besiegelt. Am 01. Oktober 2022 erfolgt die endgültige Einführung der QR-Rechnung. Ab diesem Datum werden die Banken sowie die Post in der Schweiz ausschließlich Rechnungen mit einem QR-Code bearbeiten. Das Ende der alten Einzahlungsscheine steht also in unmittelbarer Zeit bevor. Es ist daher höchste Zeit, sich mit der QR-Rechnung genauer auseinanderzusetzen. In diesem Beitrag informieren wir deshalb über die wichtigsten Fragen zur Einführung und Anwendung der Rechnung mit QR-Code.
Die Neuerungen auf einen Blick
Zunächst kommt die gute Nachricht: Für Privatpersonen wird sich nicht viel ändern, denn das Online-Banking erfolgt dann mit einem QR-Code, der beispielsweise über das Smartphone digital erfasst werden kann. Alternativ sind auf dem QR-Überweisungsschein sämtliche Informationen auch als Klartext vorhanden. Somit besteht also auch weiterhin die Möglichkeit einer „händischen“ Überweisung. Unternehmen sind dagegen deutlicher von der Umstellung der QR-Rechnung betroffen und eine Anpassung der entsprechenden Infrastruktur ist für sie unumgehbar.
Die bisherigen orangen und roten Einzahlungsscheine wurden im analogen Zeitalter gestaltet und die Handhabung hat sich mit Zunahme der Digitalisierung deutlich erschwert. Das manuelle Übertragen der Referenznummer (ESR) wird im Oktober das Zeitliche segnen. Die QR-Rechnung wird die bisherigen Einzahlungscheine für inländische, sowie den Einzahlungsschein IPI (International Payment Instruction) für ausländische Zahlungen per 30.09.2022 definitiv ersetzen.
Was ist die QR-Rechnung?
Die kommende QR-Rechnung wird offiziell auch als „Zahlteil QR-Rechnung“ bezeichnet. Der QR-Code des Zahlteils ist generell ein digitales Produkt. Im Gegensatz zu ihrem Vorgänger kommt es jedoch weniger auf den aufgedruckten Text an, vielmehr steht – wie der Name bereits vermuten lässt – ein großer und deutlich erkennbarer QR-Code auf der Rechnung im Fokus, der von einem Smartphone oder einem speziellen Lesegerät gescannt werden kann. Jeder QR-Code (Pixelmuster) ist einzigartig und wird für jeden Vorgang individuell erstellt. Der QR-Code enthält alle relevanten Informationen, mit der die Rechnung bezahlt werden kann. Neben dem QR-Code wird der Rechnung-Zahlschein jedoch zusätzlich sämtliche Informationen des QR-Codes auch als Klartext zur Verfügung stellen, damit der Bezahlprozess auch bei Systemausfällen oder technischen Problemen gewährleistet werden kann. Der QR-Code kann bei Bedarf um zusätzliche Informationen erweitert werden, was von der SWICO (Schweizer Verband für Digitalisierer) für eine noch effizientere Rechnungsverarbeitung empfohlen wird.
QR-Rechnung für Privatpersonen
Der Nutzen der neuen QR-Rechnung ist unterschiedlich und hängt im Wesentlichen von dem Vorhaben ab. Im privaten Sektor werden vor allem E-Banking-Anwender am Computer oder Smartphone profitieren. Dagegen ist der Nutzen für Post- und Bankgänger als gering einzustufen.
QR-Rechnung mit Smartphone
Nutzerinnen und Nutzer, die schon heute E-Banking mit einem Smartphone betreiben, haben keine großen Änderungen zu erwarten. Jedoch wird der Scanvorgang im Rahmen der QR-Rechnung erleichtert. So wird beispielsweise der QR-Code anstelle des bisherigen ESR Zeichen-Code einfacher zu scannen sein. Alle Banken werden ihre Apps um entsprechende QR-Code-Scanner erweitern. Außerdem sind Zahlungen mit direktem Einlesen der QR-Code Zahlinformationen dann auch über das schweizerische Zahlungssystem Twint möglich.
QR-Rechnung bei Post und Bank
In der Schweiz wird die Infrastruktur für den Zahlungsverkehr vom Finanzdienstleister SIX (Swiss Infrastructure and Exchange) betrieben. Dieser bestätigt, dass die Perforationspflicht für papierbasierte Rechnungen auch mit der QR-Rechnung weiterhin gelten wird. Daher wird eine Bearbeitung von QR-Rechnungen auch am Schalter oder an Zahlungscomputern in Bank- und Postfilialen möglich sein.
QR-Rechnung am Computer
Für PC-Nutzer wird der Nutzen der QR-Rechnung am deutlichsten sein. Generell sind mit der QR-Rechnung zwei Verfahren zur Bezahlung möglich: Am Computer werden Rechnungen mit dem QR-Einzahlungsschein zum einen mit einer QR-Code-App eingescannt werden können, sofern der Computer mit einer Webcam zur Erfassung des Codes ausgestattet ist. Darüber hinaus kann der QR-Code alternativ mit einer mobilen App erfasst werden. Im zweiten Schritt erfolgt die Freigabe der Zahlung dann per E-Banking am Computer. Außerdem wird eine Überweisung per IBAN, Zahlungsdetails und Referenznummern möglich sein, die als Klarinformationen auf dem Einzahlungsschein enthalten sind. Händisches Abtippen bleibt damit grundsätzlich möglich.
Dennoch überwiegen die Vorteile der QR-Rechnung durch die digitale Erfassung der Zahlungsinformationen des QR-Code. Es spart Zeit und verringert zudem mögliche Schreib- oder Tippfehler.
QR-Rechnung für Unternehmen
Der Finanzdienstleister SIX erwartet durch die Umstellung auf die QR-Rechnung insbesondere ein deutliches Plus an Schnelligkeit und einen effizienteren Bezahlvorgang. Darüber hinaus hebt SIX hervor, dass es durch die Umstellung auf die QR-Rechnung zukünftig nur noch einen einigen Zahlschein-Beleg geben wird: der QR-Zahlschein. Bislang sind noch sieben verschiedene Einzahlungsscheine vorhanden, welche wie schon erwähnt per 30.9.2022 definitiv der Vergangenheit angehören. Für Unternehmen soll mit der QR-Rechnung der Rechnungsstellungsprozess aber vor allem auch die Rechnungseingangsverarbeitung neben einer gesteigerten Effizienz schneller und mittelfristig kostengünstiger werden. Diese Ziele sollen insbesondere durch einen geringeren manuellen Aufwand sowie eine sinkende Fehleranfälligkeit erreicht werden. Zudem werden Zahlungsinformationen strukturierter aufgearbeitet sowie das Debitorenmanagement und insbesondere auch das Kreditorenmanagement beim Rechnungseingang erleichtert.
Eine weitere Besonderheit der QR-Rechnung ist, dass sie ohne Zahlschein-Vordrucke selber gedruckt werden kann, sofern das Papier die von der SIX vorgegebenen Perforation-Anforderungen erfüllt. Weiter ist auch das Erstellen und Versenden der Rechnung per PDF möglich. Das Unternehmen SIX geht fest davon aus, dass die QR-Rechnung in der Summe allen Marktteilnehmern sowie der gesamten Schweizer Volkswirtschaft Vorteile bringen wird. Außerdem leistet die Umstellung auf die QR-Rechnung einen wesentlichen Beitrag zur Digitalisierung der Schweiz, so SIX.
Jedoch müssen Firmen mit Hard- und Software-Produkten wesentliche Änderungen bei Ihren Rechnungstellung-, sowie den Rechnungseingangsverarbeitung-Prozessen vornehmen. Die Rechnungstellung-, die Mahn- sowie die Zahlungseingangsprozesse müssen auf Rechnung mit QR-Zahlschein umgestellt werden und insbesondere auch das Kreditoren-Rechnungseingangsmanagement mit Kreditoren- und Zahlungssoftware. Des Weiteren ist beim Einsatz von Lesegeräten und Scann-Plattformen Anpassungsbedarf angezeigt, um die neuen QR-Rechnungen entsprechend zuverlässig verarbeiten zu können. Erst durch die Umstellung kann das Versenden, Empfangen und Zahlen von Rechnungen mit dem neuen Vorgehen gewährleistet werden.
Fazit & Handlungsempfehlung
Bislang ist die Nutzung der QR-Rechnung optional. Dies wird sich jedoch zum 01. Oktober 2022 definitiv ändern. Während die Änderungen für Privatpersonen überschaubar sind, müssen sich Unternehmen auf größere Anpassungen, wie die Beschaffung einer neuen Infrastruktur vorbereiten. Die Umstellung des Kreditorenmanagements dürfte bei den meisten Unternehmen bereits erfolgt sein. Beim Debitorenmanagement bei vielen Unternehmen wohl noch nicht. Die nachfolgend aufgeführte Checkliste soll Ihnen helfen, pragmatisch festzustellen, wo in Ihrem Unternehmen noch Handlungsbedarf besteht.
Die NEXUS Schweiz bietet hierzu Updates, Lizenzoptionen und Unterstützungsberatung und Checklisten zum Umstellungsbedarf für die installierten Softwareversionen. Sprechen Sie heute noch mit Ihrem zuständigen Key Accountmanager oder direkt mit Thomas Marti, thomas.marti@nexus-schweiz.ch und seien Sie bereit für den Herbst 2022.
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