Digital in der AEMP dokumentieren

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Spital

Die bestmögliche Diagnose, Be hand lung und Therapie sind das A und O im Spital. Zu einer optimalen Versorgung gehören jedoch auch begleitende Prozesse, von denen die Patienten kaum etwas sehen. So muss zum Beispiel in den OP-Sälen ausreichend steriles OP-Instrumentarium zur Verfügung stehen. Was kann Digitalisierung dazu beitragen?

Kein Spital kann ohne Medizinprodukte, die nach höchsten Hygienemaßstäben auf bereitet sind, den eigenen Qualitäts ansprüchen gerecht werden. Das gilt für den OP genauso wie für andere Bereiche, in denen wiederaufbereitetes Material zum Einsatz kommt. Und nicht zuletzt gilt es, den gesetzlichen Bestim mungen hinsichtlich der Wieder aufbereitung von Medizinprodukten zu entsprechen.

In den Schweizer Spitälern Schaffhausen kümmern sich unter der Leitung von Nicolina Mangano insgesamt neun Mitarbeiter um die sachgerechte Aufbereitung der Medizinprodukte. „Bislang arbeiteten wir im Aufbereitungsprozess noch viel manuell. Mit der Einführung von EuroSDS von Nexus ging es uns vor allem darum, einen vollständig digital dokumentierten und validierten Prozess in der Medizin produkte aufbereitung abzubilden“, sagt die AEMP-Leitung.

Die Spitäler umfassen das Kantonsspital Schaffhausen inklusive Rehabilitation und Übergangspflege, das Psychiatriezentrum Breitenau, den Kinder- und Jugendpsychiatrischen Dienst sowie die Radiologie und Kardiologie Posthof in Neuhausen. Im Corona-Jahr 2020 haben die Spitäler mit gut 1.600 Mitarbeitern rund 11.000 Patienten stationär behandelt und rund 74.000 ambulante Fälle verzeichnet.

Das Team der operativen Disziplinen setzt sich aus Fachspezialisten aller chirurgischen Fachbereiche zusammen, die die Patienten auf höchstem chirurgischem Niveau umfassend betreuen. Die zentrale Operationsabteilung stellt pro Jahr in sechs OP-Sälen die Durchführung von rund 6.000 stationären und ambulanten Wahl- und Notfalleingriffen sicher – an 365 Tagen rund um die Uhr.

Für das Produkt aus der Nexus- Familie sprachen zum einen die Erfahrungen der Mitarbeiter mit EuroSDS, der Softwarelösung von Nexus für AEMP und OP, und zum ande ren die bereits etablierten Schnittstellen zu Lösungen des Herstellers. Das Projekt startete Ende 2019 mit der Evaluierung der bisherigen Abläufe, die gemeinsam mit dem Nexus-Projektteam Punkt für Punkt definiert und optimiert wurden. In dieser Phase galt es, die Bedürfnisse der unterschiedlichen Abteilungen mit zu berücksichtigen – darunter natürlich die AEMP, aber auch OP, OP-Planung und IT mussten an Bord geholt werden. „Die Leitung des Projekts seitens Nexus erfolgte professionell und mit umfassendem Fachwissen, was die optimalen Abläufe in einer AEMP betrifft“, so Nicolina Mangano.

Zusätzlich wurde festgelegt, wel- che Geräte an welchem Punkt im Prozess anzuschließen sind und welche Hardware für die digitale Dokumentation an wie vielen Arbeitsplätzen eingerichtet wer- den soll. „Die bei uns eingesetzten RDGs und Sterili satoren sind sehr modern, deshalb war die An bin- dung an EuroSDS insgesamt un problematisch“, erläutert Drazenko Grbic, stellvertretender Leiter Zentral sterilisation in den Spitälern Schaffhausen.

Die webbasierte Software unterstützt an den angeschlossenen Ge räten die Dokumentation aller In formationen, die bei Beladung, Prozesskontrolle und Chargen freigabe anfallen. Da bei profitiert das Personal von der übersichtlichen Ober fläche. Die er forderlichen Eingaben erfolgen un kompliziert und hygienisch über Scanner und Touch screens. Die Nutzung von Tastatur und Maus ist nur notwendig, wenn es um die Administration der Software geht. Das Ergebnis ist ein vollständig digital begleiteter Kreislauf in der AEMP, in dem alle Prozessschritte schnell und einfach dokumentiert werden. „Meine Mitarbeiter haben sich sehr schnell an die neue Arbeitsweise ge wöhnt, der Umgang mit der Software ist schnell zu erlernen – und sicher haben auch die Schulungs maß nahmen dazu beigetragen, die Kollegen mitzu nehmen“, so Nicolina Mangano.

Die neue Software ermöglicht neben der lückenlosen Dokumentation auch einen deutlich besseren Überblick über den gesamten Medizinprodukte-Kreislauf. EuroSDS wird in den Spitälern Schaffhausen nicht nur in der AEMP genutzt, sondern steht auch im OP zur Verfügung. Das Personal kann in Echtzeit den Status der einzelnen Siebe nach vollziehen und umfassende Such funk tionen nutzen, zum Beispiel nach bestimmten Nummernkreisen oder dem Siebnamen. Bislang dient das Modul dem OP als reines In forma tionswerkzeug; die Nutzung für logistische Prozesse ist in Aus bau stufen jedoch bereits angedacht. Dazu zählen zum Beispiel die An forderung von Sets oder einzelnen Instrumenten, die Er fassung von Reklamationen und Prognose funktionen für die OP- Planung.

Die nächsten Schritte im Projekt gelten zunächst jedoch den bereits eingerichteten Funktionen inner- halb der AEMP. Das Instrumenten management ermöglicht in Zukunft eine direkte Verbindung zur Lagerwirtschaft und eine kontinu ierliche Überwachung des Bestands. In Ver bindung mit dem Reparaturmanagement können erforderliche Repara turen direkt beauftragt und nach gehalten werden. „Aufgrund der Corona-Pandemie hat sich das Pro- jekt zum Teil etwas verzögert – eigentlich wollten wir EuroSDS schon 2020 produktiv nutzen, mit dem Go-live im Januar 2021 sind wir aber sehr zufrieden“, sagt Mangano. Ein Meilenstein sei aber auf jeden Fall schon erreicht: Der digitale Dokumentationskreislauf in der AEMP der Spitäler Schaff hausen ist validiert – eine wichtige Voraus setzung für die Zertifizierung nach DIN ISO 13485.